Personal · Checkliste
Erste Anstellung in Ihrer GmbH: Was vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein muss
Stellt Ihre GmbH zum ersten Mal jemanden an, muss das meiste vor dem ersten Arbeitstag stehen. Die Checkliste zeigt die Reihenfolge für einen Stellenantritt am 1. Januar 2027 im Kanton Schwyz.
Das Wichtigste in Kürze
Vor dem ersten Arbeitstag muss alles stehen. Die Unfallversicherung und, über der Lohnschwelle, die Pensionskasse gelten ab Stellenantritt; fehlt ein Vertrag, drohen Ersatzprämien oder ein rückwirkender Zwangsanschluss. [1] [2]
Pensionskasse bei mehr als CHF 23'040 Jahreslohn. Diese Eintrittsschwelle gilt ab 1. Januar 2027; 2026 liegt sie bei CHF 22'680. [3]
Abgezogene Beiträge an die AHV gehören nicht der GmbH. Bleiben sie unbezahlt, kann die Ausgleichskasse Sie als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer persönlich belangen. [4]
- Zeitraum
- Vertrag bis erste Lohnmeldung
- Ihr Aufwand
- Vertrag, Anmeldungen, monatliche Lohnabrechnung
- Für
- GmbH und AG im Kanton Schwyz
- Wichtigste Frist
- alles vor dem ersten Arbeitstag
Die Termine bei einem Stellenantritt am 1. Januar 2027:
- bis Dezember 2026Suche und VertragStellenmeldepflicht prüfen, Vertrag unterschreiben
- bis 31. Dezember 2026AnmeldungenAusgleichskasse, Unfallversicherung, Pensionskasse
- 1. Januar 2027StellenantrittVersicherungsschutz beginnt
- April 2027Akonto AHVBeiträge des ersten Quartals bezahlen
- bis 28. Januar 2028JahresabschlussLohnausweis abgeben, Lohnmeldung an die Ausgleichskasse
Acht Schritte zur ersten Anstellung
Stellenmeldung prüfen, Vertrag schriftlich abschliessen
Bevor Sie die Stelle ausschreiben, prüfen Sie im Check-up auf arbeit.swiss, ob der Beruf meldepflichtig ist. [6] Falls ja, melden Sie die Stelle zuerst dem RAV und schreiben sie frühestens fünf Arbeitstage nach der Publikation aus, sonst droht eine Busse. [7] [8] Den Vertrag schreiben Sie, obwohl er mündlich gilt: Spätestens einen Monat nach Beginn braucht die Person Namen der Parteien, Beginn, Funktion, Lohn und wöchentliche Arbeitszeit schriftlich. Als Probezeit gilt der erste Monat; bis drei Monate braucht es eine schriftliche Abrede, einen Normalarbeitsvertrag oder einen GAV. [9] Ein allgemeinverbindlicher Gesamtarbeitsvertrag Ihrer Branche bindet auch Betriebe ohne Verbandsmitgliedschaft. [10]
- Wann:
- vor der Ausschreibung; Vertrag im Dezember 2026
- Wer:
- Geschäftsführung
Eine längere Probezeit gehört schriftlich in den Vertrag. Bei der Ausgleichskasse anmelden oder die Lohnsumme melden
Beziehen Sie selbst schon Lohn aus der GmbH, ist sie bereits als Arbeitgeberin angemeldet (siehe Nach der Gründung: erste 30 Tage). Melden Sie dann die höhere Lohnsumme, damit die Kasse die Akontobeiträge anpasst. [5] Sonst melden Sie die GmbH jetzt an: bei der SVA Schwyz oder, als Verbandsmitglied, bei der Ausgleichskasse Ihres Berufsverbands. Vom Lohn ziehen Sie 5,3 Prozent für AHV, IV und EO und 1,1 Prozent für die ALV ab; gleich viel zahlt die GmbH dazu. [5] [11] Dieses Geld gehört nicht der GmbH: Liefert sie es nicht ab, können Sie persönlich haften; wer es anders verwendet, macht sich strafbar. [4] Mehr dazu im Beitrag Haftung als Geschäftsführer; zu Ihrem eigenen Lohn siehe Lohn oder Dividende.
- Wann:
- vor dem ersten Lohn
- Wer:
- Geschäftsführung mit Treuhand
Familienausgleichskasse und Kinderzulagen
Den Beitrag an die Familienausgleichskasse, bei der SVA Schwyz 1,3 Prozent der Lohnsumme, trägt die GmbH allein. [12] Hat die neue Person Kinder, melden Sie die Familienzulagen an und zahlen sie mit dem Lohn aus: CHF 230 pro Kind und Monat, CHF 280 in Ausbildung, einmalig CHF 1'000 bei einer Geburt. [13] [14] Der Anspruch beginnt mit dem Lohnanspruch und setzt 2027 ein Erwerbseinkommen von mindestens CHF 7'680 im Jahr voraus. [15] [3]
- Wann:
- mit dem ersten Lohn
- Wer:
- Geschäftsführung, Mitarbeitende mit Kindern
Unfallversicherung vor dem ersten Arbeitstag
Der Schutz beginnt am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses, in jedem Fall mit dem ersten Arbeitsweg. Betriebe in den Branchen der Suva, etwa Bau, Installation, Holz- oder Metallbearbeitung und Transport, sind dort von Gesetzes wegen versichert; melden Sie ihn trotzdem vor dem ersten Arbeitstag, spätestens innert 14 Tagen. Alle anderen schliessen einen Vertrag mit einem privaten Versicherer ab. [1] Ab acht Stunden pro Woche ist die Person auch in der Freizeit versichert. [16] Die Prämie für Berufsunfälle trägt die GmbH, jene für Nichtberufsunfälle darf sie vom Lohn abziehen. [1]
- Wann:
- vor dem ersten Arbeitstag
- Wer:
- Geschäftsführung mit Versicherungsberatung
Betriebe, die Holz maschinell bearbeiten, versichert die Suva, die meisten Büros und Läden ein privater Versicherer. Pensionskasse anschliessen
Verdient die Person bei Ihnen mehr als CHF 23'040 im Jahr (2026: CHF 22'680), muss die GmbH einer Vorsorgeeinrichtung angeschlossen sein. [3] Die Versicherung beginnt mit dem Stellenantritt, und die GmbH zahlt mindestens die Hälfte der Beiträge. [2] Ab 2027 ist im Minimum der Lohn über CHF 26'880 versichert; bei CHF 60'000 Jahreslohn sind das CHF 33'120. [3] Fehlt der Anschluss, fordert die Ausgleichskasse die GmbH dazu auf; geschieht nichts, folgt ein rückwirkender Zwangsanschluss auf Kosten der GmbH. [2]
- Wann:
- vor dem Stellenantritt
- Wer:
- Geschäftsführung mit Vorsorgeberatung
Krankentaggeld entscheiden
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Krankentaggeldversicherung nicht. Ohne sie zahlt die GmbH bei Krankheit den Lohn selbst weiter: im ersten Dienstjahr drei Wochen, danach eine angemessen längere Zeit. [17] Bei einem unbefristeten Vertrag mit höchstens drei Monaten Kündigungsfrist beginnt diese Pflicht erst im vierten Monat, im Beispiel ab 1. April 2027. [18] Eine Versicherung ersetzt die Pflicht, wenn sie schriftlich vereinbart und für die Mitarbeitenden mindestens gleichwertig ist. [17]
- Wann:
- vor dem Stellenantritt
- Wer:
- Geschäftsführung mit Versicherungsberatung
Ohne Krankentaggeldversicherung zahlt die GmbH den Lohn bei Krankheit selbst weiter. Bewilligung und Quellensteuer prüfen
Bei ausländischen Mitarbeitenden prüfen Sie vor dem Stellenantritt, ob die Person in der Schweiz arbeiten darf. [8] Wer hier wohnt, aber keine Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) hat, zahlt Quellensteuer, ausser bei Ehe mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder Ausweis C. Die GmbH zieht die Steuer ab dem ersten Lohn ab und haftet dafür. [19] Quellensteuer zahlen auch Grenzgängerinnen und Grenzgänger. Im Kanton Schwyz melden Sie die Anstellung innert acht Tagen der Steuerverwaltung und rechnen bei weniger als zehn quellensteuerpflichtigen Personen vierteljährlich ab, innert 30 Tagen nach Quartalsende. [20]
- Wann:
- vor dem Stellenantritt, Meldung innert acht Tagen
- Wer:
- Geschäftsführung mit Treuhand
Arbeitszeit, Personaldossier und Lohnabrechnung
Das Arbeitsgesetz gilt ab der ersten angestellten Person, nicht aber für Sie als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer mit höherer leitender Tätigkeit. [21] Erfassen Sie Arbeitszeit und Pausen ab einer halben Stunde und bewahren Sie die Unterlagen fünf Jahre auf; in Betrieben unter 50 Personen lässt sich das schriftlich vereinfachen. [22] Ins Personaldossier gehören nur Daten zur Eignung und zur Durchführung des Vertrags. Jeden Monat erhält die Person eine schriftliche Lohnabrechnung. [23] Nach Jahresende folgt der Lohnausweis, mehr dazu im Beitrag Lohnausweis und AHV-Lohnmeldung unserer Schwesterfirma VP Finance. [19]
- Wann:
- ab dem ersten Arbeitstag, Lohnausweis nach Jahresende
- Wer:
- Geschäftsführung mit Treuhand
Arbeitszeit erfassen und fünf Jahre aufbewahren: Das gilt ab der ersten angestellten Person.
Welche Versicherung ab welchem Lohn gilt:
- Ab dem ersten ArbeitstagAHV, IV, EO, ALV (Kleinstlöhne siehe Fragen) und Unfallversicherung bei der Arbeit
- Ab acht Stunden pro WocheUnfallversicherung auch in der Freizeit
- Ab CHF 7'680 im JahrAnspruch auf Familienzulagen für Kinder
- Über CHF 23'040 im Jahrobligatorische Pensionskasse
So teilen sich die Beiträge auf:
| Versicherung | Mitarbeitende | GmbH |
|---|---|---|
| AHV, IV, EO [5] | 5,3 Prozent | 5,3 Prozent |
| ALV bis CHF 148'200 Lohn [11] | 1,1 Prozent | 1,1 Prozent |
| Familienausgleichskasse Schwyz [12] | keine | 1,3 Prozent |
| Unfall bei der Arbeit [1] | keine | Prämie laut Vertrag |
| Unfall in der Freizeit [1] | Prämie laut Vertrag | kann sie übernehmen |
| Pensionskasse [2] | höchstens die Hälfte | mindestens die Hälfte |
Zwei Lücken kosten besonders viel:
Häufige Fehler
- Die Probezeit von drei Monaten ist nur mündlich vereinbart. Dann gilt ein Monat. [9]
- Die Prämie für Nichtberufsunfälle wird Monate später auf einmal abgezogen. Erlaubt ist das nur vom Lohn derselben oder der nächsten Periode. [1]
- Die Quellensteuer fehlt, weil die Mitarbeiterin seit Jahren hier lebt, aber noch einen B-Ausweis hat. [19]
Häufige Fragen
Brauche ich das alles auch für eine Aushilfe mit kleinem Pensum?
Teilweise. Bis CHF 2'500 Lohn im Jahr sind AHV-Beiträge nur auf Verlangen geschuldet, ausser etwa in Medien-, Design- und Kulturbetrieben. [5] Berufsunfälle sind immer versichert. [16] Die Pensionskasse entfällt unter der Eintrittsschwelle und bei befristeten Einsätzen bis drei Monate. [3] [24]
Kann ich die Person nicht einfach auf Rechnung arbeiten lassen?
Nur wenn sie wirklich selbständig ist. Die Ausgleichskasse entscheidet nach den wirtschaftlichen Verhältnissen; wer nur für Ihre GmbH arbeitet, gilt meist als angestellt. [25] Dann fordert sie die Beiträge samt Verzugszins nach, bis fünf Jahre zurück. [4] [5] Mehr dazu im Beitrag Einzelunternehmen gründen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- Fedlex: Unfallversicherungsgesetz (UVG), Art. 3, 59, 66, 73 und 91Art. 3 Abs. 1: Beginn mit dem Arbeitsverhältnis, in jedem Fall mit dem Arbeitsweg; Art. 59 Abs. 1 und 2: Meldung an die Suva innert 14 Tagen, sonst Vertrag mit einem Versicherer; Art. 66 Abs. 1: Betriebe der Suva; Art. 73 Abs. 1: Ersatzkasse und Ersatzprämien; Art. 91 Abs. 1–3: Prämien für Berufsunfälle trägt der Arbeitgeber, Abzug für Nichtberufsunfälle nur vom Lohn derselben oder der folgenden Periode.
- Fedlex: Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge (BVG), Art. 7, 10, 11 und 66Art. 7 Abs. 1: Versicherungspflicht bei einem Jahreslohn über der Eintrittsschwelle; Art. 10 Abs. 1: Beginn mit dem Antritt des Arbeitsverhältnisses; Art. 11 Abs. 1 und 4–7: Anschlusspflicht, Kontrolle durch die Ausgleichskasse, rückwirkende Meldung an die Auffangeinrichtung, Verwaltungsaufwand zulasten des Arbeitgebers; Art. 66 Abs. 1: Arbeitgeber zahlt mindestens die Hälfte.
- Bundesamt für Sozialversicherungen: Medienmitteilung vom 2. Oktober 2026 zur Minimalrente der AHV und IVAb 1. Januar 2027: Eintrittsschwelle BVG CHF 23'040 (bisher 22'680), Koordinationsabzug CHF 26'880 (bisher 26'460), minimale AHV-Rente CHF 1'280 pro Monat (bisher 1'260).
- Fedlex: Bundesgesetz über die AHV (AHVG), Art. 16, 52, 64 und 87Art. 16 Abs. 1: Nachforderung innert fünf Jahren nach Ablauf des Beitragsjahres; Art. 52 Abs. 1 und 2: Schadenersatz bei absichtlicher oder grobfahrlässiger Missachtung von Vorschriften, bei juristischen Personen subsidiäre und solidarische Haftung der mit der Geschäftsführung befassten Personen; Art. 64 Abs. 1 und 2: Verbandsausgleichskasse für Mitglieder eines Gründerverbands, sonst kantonale Ausgleichskasse; Art. 87 Abs. 4: strafbar, wer abgezogene Arbeitnehmerbeiträge selbst verbraucht oder damit andere Forderungen begleicht.
- AHV/IV: Merkblatt 2.01 «Lohnbeiträge an die AHV, die IV und die EO», Stand 1. Januar 2026Ziff. 3: Beitragssätze 10,6 Prozent, je 5,3 Prozent, Verwaltungskosten zulasten Arbeitgeber; Ziff. 4: Akontobeiträge, Meldung wesentlicher Änderungen der Lohnsumme, Lohndeklaration bis 30. Januar; Ziff. 5: vierteljährlich bis CHF 200'000 Lohnsumme, zahlbar bis zum 10. Tag nach Quartalsende; Ziff. 7: Verzugszins auch auf nachgeforderten Beiträgen; Ziff. 19: Löhne bis CHF 2'500 nur auf Verlangen, ausgenommen u. a. Hausdienst, Kultur, Medien und Design.
- arbeit.swiss (SECO): StellenmeldepflichtJährlich publizierte Liste der meldepflichtigen Berufsarten; Check-up zur Prüfung, ob eine Stelle meldepflichtig ist; Meldung über Job-Room, telefonisch oder beim RAV.
- Fedlex: Arbeitsvermittlungsverordnung (AVV), Art. 53a, 53b und 53dArt. 53a Abs. 1: Meldepflicht in Berufsarten mit mindestens 5 Prozent Arbeitslosigkeit; Art. 53b Abs. 1 und 5: Meldung an die öffentliche Arbeitsvermittlung, anderweitige Ausschreibung frühestens fünf Arbeitstage nach der Publikation; Art. 53d Abs. 1 Bst. b und c: keine Meldung bei Einsätzen bis 14 Kalendertage und bei nahen Angehörigen von Zeichnungsberechtigten.
- Fedlex: Ausländer- und Integrationsgesetz (AIG), Art. 21a, 91 und 117aArt. 21a Abs. 3: Stellenmeldepflicht in Berufsgruppen mit überdurchschnittlicher Arbeitslosigkeit; Art. 91 Abs. 1: Arbeitgeber prüft vor dem Stellenantritt die Berechtigung zur Erwerbstätigkeit; Art. 117a: Busse bis CHF 40'000, fahrlässig bis CHF 20'000.
- Fedlex: Obligationenrecht (OR), Art. 320, 330b und 335bArt. 320 Abs. 1: keine besondere Form; Art. 330b Abs. 1: schriftliche Information spätestens einen Monat nach Beginn; Art. 335b Abs. 1 und 2: Probezeit erster Monat, durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder GAV bis höchstens drei Monate.
- SECO: Gesamtarbeitsverträge, GrundlagenAllgemeinverbindlich erklärte GAV gelten für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmenden einer Branche, auch ohne Verbandsmitgliedschaft.
- AHV/IV: Merkblatt 2.08 «Beiträge an die Arbeitslosenversicherung», Stand 1. Januar 2025Ziff. 1: ALV-Beitrag 2,2 Prozent bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200, je zur Hälfte.
- SVA Schwyz: ArbeitgebendeBeiträge an die Familienausgleichskasse trägt der Arbeitgeber allein; Beitragssatz 1,3 Prozent der AHV-pflichtigen Lohnsumme.
- SVA Schwyz: Familienzulagen (FAK / FLG)Kinderzulage CHF 230, Ausbildungszulage CHF 280 pro Monat, Geburtszulage CHF 1'000; Anmeldeformular für Familienzulagen.
- Kanton Schwyz: Einführungsgesetz zum Bundesgesetz über die Familienzulagen (SRSZ 370.100), LexFindFassung seit 1. Januar 2026. § 6: Anschluss an die Familienausgleichskasse Schwyz, andere Familienausgleichskasse nur bei Kassenzugehörigkeit nach Art. 64 AHVG; § 8: Geburtszulage CHF 1'000; § 11: Arbeitgebende zahlen die Zulagen an die Berechtigten aus.
- Fedlex: Familienzulagengesetz (FamZG), Art. 13Abs. 1: Anspruch entsteht mit dem Lohnanspruch; Abs. 3: Erwerbseinkommen mindestens die Hälfte der jährlichen minimalen vollen AHV-Altersrente (2027: CHF 1'280 × 12 ÷ 2 = CHF 7'680).
- Fedlex: Verordnung über die Unfallversicherung (UVV), Art. 13Abs. 1: Nichtberufsunfälle versichert ab acht Stunden pro Woche bei einem Arbeitgeber; Abs. 2: darunter gelten Unfälle auf dem Arbeitsweg als Berufsunfälle.
- Fedlex: Obligationenrecht (OR), Art. 324aAbs. 1 und 2: Lohnfortzahlung bei Krankheit, im ersten Dienstjahr drei Wochen, wenn das Arbeitsverhältnis mehr als drei Monate gedauert hat oder dafür eingegangen ist; Abs. 4: abweichende schriftliche Regelung, wenn mindestens gleichwertig.
- Bundesgericht: BGE 131 III 623E. 2.3 und 2.4: Bei einem unbefristeten Vertrag mit höchstens drei Monaten Kündigungsfrist besteht der Lohnanspruch nach Art. 324a OR erst ab dem ersten Tag des vierten Monats.
- Fedlex: Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 83, 88 und 127Art. 83: Quellensteuer für Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung mit Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, ausgenommen bei Ehe mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder Niederlassungsbewilligung; Art. 88 Abs. 1 und 3: Abzug, Abrechnung und Haftung des Arbeitgebers; Art. 127 Abs. 1 Bst. a: Bescheinigung der Leistungen an Arbeitnehmende (Lohnausweis).
- Steuerverwaltung des Kantons Schwyz: Wegleitung zur Quellenbesteuerung, Stand 1. Januar 2026S. 2–3: quellensteuerpflichtige Personen, auch Grenzgängerinnen und Grenzgänger; S. 7: Meldung neuer Anstellungen innert acht Tagen, quartalsweise Abrechnung bei weniger als zehn Personen innert 30 Tagen; S. 8: Haftung des Arbeitgebers.
- Fedlex: Arbeitsgesetz (ArG), Art. 1 und 3Art. 1 Abs. 2: Ein Betrieb liegt vor, sobald ein oder mehrere Arbeitnehmende beschäftigt sind; Art. 3 Bst. d: nicht anwendbar auf Arbeitnehmende mit höherer leitender Tätigkeit.
- Fedlex: Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73 und 73bArt. 73 Abs. 1 Bst. c und e, Abs. 2: Arbeitszeit, Pausen ab einer halben Stunde, Aufbewahrung mindestens fünf Jahre; Art. 73b Abs. 3: vereinfachte Erfassung in Betrieben unter 50 Personen nur mit schriftlicher Vereinbarung.
- Fedlex: Obligationenrecht (OR), Art. 323b und 328bArt. 323b Abs. 1: schriftliche Lohnabrechnung; Art. 328b: Daten nur zur Eignung und zur Durchführung des Arbeitsvertrags.
- Fedlex: Verordnung über die berufliche Vorsorge (BVV 2), Art. 1jAbs. 1 Bst. b: befristete Arbeitsverträge von höchstens drei Monaten sind nicht obligatorisch versichert (vorbehalten Art. 1k).
- AHV/IV: Merkblatt 2.02 «Beiträge der Selbstständigerwerbenden an die AHV, die IV und die EO», Stand 1. Januar 2026S. 2 «Auf einen Blick»: Beurteilung im Einzelfall nach den wirtschaftlichen Verhältnissen, nicht nach den Verträgen; Ziff. 1: bei nur einem Auftraggeber üblicherweise unselbstständige Erwerbstätigkeit.
Stand 6. November 2026. Werte 2027 gemäss Beschluss des Bundesrats vom 2. Oktober 2026; Beitragssatz und Zulagen der Familienausgleichskasse Schwyz gemäss SVA Schwyz, Stand 2026. Prämien für Unfallversicherung, Pensionskasse und Krankentaggeld legt der jeweilige Vertrag fest.
Allgemeine Information ohne Gewähr; massgebend sind Gesetz, Reglemente und die Beurteilung im Einzelfall.
